使途とは？/ キャッシュワン
[ 220] ITmedia Biz.ID：使途不明時間が多くて困る【理論編】
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0608/03/news044.html
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無計画のまま追われるように仕事をしていると、あっという間に時間が過ぎてしまい、後から振り返っても何をしていたのか思い出せなくなったりします。仕事を始める前に、仕事の“コース”と時間の“在庫”を確認しておきましょう。 状況説明：忙しく仕事をしていて、ふと我に返った時に「この1時間、自分は具体的に何と何をしていたんだろう？」という疑問にぶつかることがあります。例えば、想定外のトラブル発生によりメール返信や電話応対に追われてしまい、追われるままに時間が過ぎてしまう、という状況です。 もちろん、トラブルは想定しきれるものではないですし、このような対応を求められることもありますので、「このような状況をいかに防ぐか」ではなく、「このような状況をいかに冷静に乗り切るか」というアプローチで考えてみます。 人間ですので、ある程度の忙しさになってくると“勢い”というものが生まれます。“勢い”があると、それがない時には到底できないようなことがいとも簡単にできてしまいます。 これは仕事を押し進める上では有効ではありますが、“勢い”のどさくさにまぎれて本来しようと思っていたタスクが後回しになったり、一時的に時間感覚がマヒしたりするなど、結果を振り返ってみると、肝心の予定していた仕事はいっこうに進んでいない、ということになりがちです。 “勢い”に乗っていても、気にしておきたいのは時間の“在庫”とでも言うべき、その日に仕事に使える時間の総量です。仮に1日に8時間を総量とすると、その日にすべき仕事の合計時間が8時間を超えそうな場合は、その分だけ在庫を確保しておく必要があります。その手段としては残業であったり、他の人に手伝ってもらうなどが考えられますが、いずれにしても早い段階で必要な“追加発注量”を把握しておきたいものです。 仮にある1つの仕事だけを8時間続けて行う、ということであれば特に必要はありませんが、たいていはいくつかの仕事を並行して行うことが多いでしょう。どの仕事をどのような順番で行うかの段取りをあらかじめ決めておく、言い換えればスケジュールを立てておくことが不可欠です。スケジュールを立てた時点で“追加発注”が必要か否かがわかりますので、このタイミングで必要な手を打つことができます。 スケジュールを立てることの実態は、その日に自分が何をするのかを確認すると同時に、どのようなことが起こるかを予測することでもあります。予測と言っても、未来を予知するわけではなく、これまでの実績をベースにしてこれを延長させる形でこれから起こることを想定します（そのためにも作業記録が欠かせません）。 たくさんあるタスクに対して、どのような順番で、どれだけの“時間予算”を割り当てればいいのかを一通り明らかにしておくわけです（図1）。 これが明らかになっていれば、勢いがついてきても“コース”からはみ出すことなくゴールに向かってまっすぐに進むことができます（“コース”を外れてしまうことが時間感覚のマヒを生み出すのですが、そもそも“コース”が認識できていなければ、つまり作業イメージが描けていなければそこから外れていることにも気づけないでしょう）。 “コース”が整備されていれば、仮に冒頭のようなトラブルに見舞われて一時的に“コース”から外れることになったとしても、トラブルが収束した後の復帰がスムーズにできるはずです。なぜならトラブルによって失われた時間がどれだけ“予算”を超過したのか、そして具体的に何時間分のタスクが残っているかがわかるからです。 トラブル収束の後というのは、「やれやれ」という安心感があるせいか、なかなか本来の“コース”に復帰することが難しくなるものですが、具体的に例えば「あと4時間分のタスクが残っている」という数字で把握できていれば、これをゼロにしなくては、という気持ちが生まれるわけです。 さらに、トラブル対応を含めた一連の作業実績（何時から何時まで具体的に何をやったか）を記録しておくことにより、何時間分のダメージを受けたのかを後から振り返ることができ、今後の役に立てることができるでしょう（図2）。 仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ！」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』（翔泳社）がある。 仕事がスケジュールから遅れていますが、どのくらいの時間がかかるか見積もれないタカフミ君。ノリオ課長はExcelを使った仕事の見積もり法を伝授しますが……。 “愛され”新人を育むビジネスマナー：「相手のため」は「自分のため」、“愛され”マナーで差をつけろ新社会人がデビューした。右も左も分からないまま、やれビジネスマナーだの仕事だのと、覚えることは山積みだ。仕事はもちろん大事。でも同じくらいマナーも大事――などと言われたところでピンをこない人も多いはず。“実技”に入る前に、この素朴な疑問を解き明かそう。 仕事耕具：出前のメニューやクーポンを整理・保管、キングジムの「出前メニューファイル」キングジムは出前メニューの収納や、付属のクーポンやスタンプカードなどの整理、保管に便利な「出前メニューファイル」を発売する。 うまくいって当たり前、目立たないけど重要な「移行」という作業。これに立ち向かったのは、筆者の考え得る最強のチームだった 最後の講習会。例外の概要を学んだ後、これは何のためにあるのだろう？ 新人編集者はふと疑問に思う。パッケージも解説。 インフラ系を目指したい運用エンジニア。5社に応募するもすべて書類選考落ち。ところが、ある点に気をつけて書類を書き直すと？ |
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